چطور زمان کاری را مدیریت کنید تا خسته نشوید

مراقبت از تقویم = مراقبت از انرژی و توان

یکی از نکات مهمی که در این ترفند مدیریت زمان باید بدانید این است که به سطح انرژی و نیازهای خود در طول روز توجه کنید و برنامه ی زندگی خود را متناسب با آن تنظیم کنید. انرژی مورد نیاز ما برای کار کردن از چهار منبع تامین می شود؛ بدن، احساس، ذهن و روحیه.

در هر یک از آن ها، انرژی را می توان به طور سیستماتیک گسترش داد و به طور منظم با ایجاد عادت ها و رفتارهای خاص یعنی رفتارهایی که عمداً تمرین می شوند و دقیقاً برنامه ریزی شده اند، با هدف ناخودآگاه و خودکار ساختن آن ها در سریع ترین زمان ممکن، این انرژی تجدید می شود.

مردم باید هزینه ی رفتارهای کاهش دهنده ی انرژی را بشناسند و سپس مسئولیت تغییر آن ها را بدون توجه به شرایطی که با آن روبه رو هستند بر عهده بگیرند.

تکفارس آی آر

این در عمل چگونه به نظر می رسد؟ فرض کنید که برای بعدازظهر یک جلسه ی طولانی و تا حدودی سنگین دارید. این بدان معناست که صبح قبل از آن، متعهد می شوید که برای یک پیاده روی با طراوت در طبیعت بیرون بروید، ناهار سالم بخورید و آماده و با دقت در جلسه شرکت کنید.

عادات و آداب و رسومی که به شما انرژی می دهند را در نظر بگیرید. این عادت ها می تواند کارهایی مثل تمرین یوگا، پختن یک وعده ی غذایی با عزیزان تان یا حتی خواب خوب شبانه باشد. مطمئن شوید که این عادت های لازم برای شارژ مجدد را در زندگی خود ادغام کرده اید تا ذخایر انرژی خود را برای زمانی که بیشتر به آن ها نیاز دارید، همیشه پر نگه دارید.

شناخت ریتم بدن و تطبیق دادن تقویم کاری با نیازهای فیزیکی، احساسی و ذهنی

این ترفند مدیریت زمان همراه با نکته ی اول اجرا می شود و تقریبا شبیه به آن است. بخشی از حفظ سطح انرژی شما مستلزم شناخت عادات شخصی است. شما اهل صبح زود بیدار شدن هستید یا تا دیروقت بیدارید؟ معمولاً هر شب به چند ساعت خواب نیاز دارید تا احساس آرامش و آمادگی برای روز بعد داشته باشید؟ در چه ساعاتی از روز بیشترین بازدهی را دارید؟

پس از ایجاد یک جدول اطلاعات کلی در مورد عادت ها و نیازهای شخصی، می توانید تقویمی را بر اساس زمان اوج عملکرد خود ایجاد کنید. در ساعات اولیه ی صیح در پرانرژی ترین حالت خود نیستید؟ در نظر داشته باشید که از این زمان برای انجام کارهایی که از نظر ذهنی کمتر چالش دارند، مانند پاسخ دادن به ایمیل های ساده استفاده کنید.

www.takfars.ir

اهمیت دادن به فهرست کارهایی که باید انجام شوند

همیشه باید فهرست کارهایی را که باید انجام دهید، در اولویت قرار دهید.

همه ی ما در هر مقطعی از زندگی باید با هزاران چالش مقابله کنیم، که می تواند منجر به خستگی و ناتوانی جدی ما شود. برای بررسی وظایف خود، از ماتریس آیزنهاور، یا ماتریس فوری-مهم استفاده کنید که یک ترفند مدیریت زمان برای دسته بندی کارها است. این روشی برای تقسیم فهرست وظایف به چهار دسته بر اساس فوریت و اهمیت است و یک استراتژی ضروری برای انجام کارها ارائه می دهد. روش کار این ماتریس را در ادامه بخوانید.

کارهای خود را در چهار دسته ی زیر دسته بندی کنید

فوری و مهم؛ این کارها را ابتدا انجام دهید و با تمرکز بر کارهای حیاتی که امروز باید انجام شوند، شروع کنید.

غیرفوری و مهم؛ برای این کارها برنامه ریزی کنید. کارهایی را که مهم اند اما فوریت ندارند برای زمان دیگری برنامه ریزی کنید.

فوری و غیرمهم؛ این کارها را به دیگران محول کنید. وظایف فوری اما کمتر مهم را به دیگران در تیم خود یا هر فرد مناسب دیگر محول کنید.

غیرفوری و غیرمهم؛ این کارها را کلا انجام ندهید. آیا چیزی در فهرست کارهای شما وجود دارد که آنقدر مهم یا فوری نیست؟ آن را از فهرست حذف کنید.

استفاده از ماتریس آیزنهاور راه ساده ای است که به شما کمک می کند تا مهم ترین موارد را در فهرست کارهای هفتگی یا ماهانه خود تعیین کنید و آنچه را که می توان انجام نداد یا واگذار کرد، از فهرست خود حذف کنید.

دسته بندی تقویم و در نظر گرفتن زمان برای وظایف خاص

تک فارس

در حالت کلی می توانیم تقویم یا زمان خود را به دسته های مختلف تقسیم کنیم. برای مثال، می توانیم وظایف خاص را اداری و کارهای دیگر را مدیریتی یا شخصی/خانوادگی بدانیم و به این ترتیب کارها و تقویم های خود را دسته بندی موضوعی کنیم. تقویم های دیجیتالی که امروزه در اختیار داریم، راه های ساده ای برای رنگ آمیزی یا برچسب گذاری وظایف و رویدادها ارائه می دهند و این یک راه ساده برای سرو سامان دادن بصری به کارها است.

تقویم شما باید بازتابی از فهرست کارهای شما باشد. هر وظیفه ی حیاتی و تحویل کاری نیازمند یک بلوک زمانی اختصاصی است تا خود را برای انجام آن توانمند و آماده کنید. آیا قرار است به زودی در یک جلسه ی مهم ارائه داشته باشید؟ زمان اختصاص داده شده را از الان برای آن در نظر بگیرید تا آمادگی لازم را کسب کنید.

قرار است یک گفت وگوی چالش برانگیز با کسی داشته باشید؟ آن را در تقویم گوگل همراه با ۱۵ دقیقه زمان آماده سازی و توضیحات، برنامه ریزی کنید. اگر در تلاش برای پیروی از برنامه ی ورزشی خود هستید یا شام خانوادگی خود را از دست می دهید، در تقویم خود، حتما زمان مشخصی برای آن در نظر بگیرید.

آیا می خواهید صبح شنبه قبل از شروع هرج و مرج روز، چند ساعت را با عزیزان تان بگذرانید؟ زمان مناسبی را در تقویم خود برای این کار مشخص کنید. پیروی نکردن از این اصل، هفته به هفته شما را ناامیدتر می کند زیرا روی اولویت های خود کار نمی کنید، بلکه توسط خواسته های بیرونی هدایت می شوید. خودتان باید کنترل زمان تان را در اختیار بگیرید.

صرف نظر کردن از ایده ی تعادل کار و زندگی و توجه به اصل ادغام کار و زندگی

ما اغلب در مورد مفهوم تعادل کار و زندگی صحبت می کنیم، اما راه های بهتری برای مفهوم سازی تعادل بین کار و وظایف شخصی وجود دارد. به جای تمرکز بر تعادل کار و زندگی باید درک خود را از زمان مجددا بررسی و تبیین کنیم: ادغام کار/زندگی باید در اولویت قرار بگیرد.

استفان کوهلر، مدیر عامل و بنیانگذار آزمایشگاه آئودیرا، ادغام بین کار و زندگی را اینگونه توصیف می کند: تعادل بین کار و زندگی، جدا نگه داشتن زندگی کاری و زندگی شخصی شما به صورت جداگانه اما برابر است؛ در حالی که ادغام کار و زندگی بر این باور متمرکز است که هیچ تمایزی بین این دو وجود ندارد و هر دو باید با هم هماهنگ باشند.

اما این مفهوم چه معنایی دارد؟ ممکن است برای شما برنامه ریزی شده باشد که در یک کنفرانس آنلاین دو ساعته شرکت کنید که نیازی به توجه کامل تمام شما ندارد؛ می توانید حین برگزاری این کنفرانس در طبیعت قدم بزنید یا در حین گوش دادن، آشپزی کنید.

یا اگر از خانه کار می کنید، می توانید روز خود را به بخش های مختلف تقسیم کنید. شاید دو ساعت اول روز را صرف آماده کردن فرزندانتان برای مدرسه کنید. سپس دو ساعت را صرف برگزاری جلسات مجازی و پاسخ دادن به ایمیل ها می کنید. بعد یک ساعت وقت بگذارید تا کمی ورزش کنید. در شب، ممکن است بخواهید ۳۰ دقیقه را صرف یادگیری زبان جدید کنید.

تمام اولویت های شما باید در تقویم، شخصی و حرفه ای شما منعکس شود. همه چیز در مورد ایجاد یک رابطه سالم بین کار و زندگی شخصی و ارزش گذاری برای هر دو جنبه است.

T A K F A R S

برنامه ریزی برای روزهای خلاقانه و ترفند مدیریت زمان

در برنامه ی روزانه ی خود حتما باید زمان و فضایی را به روزهای خلاقانه و بدون جلسه و چالش های کاری در نظر بگیرید.

در حالی که ممکن است احساس کنیم مجبور به پر کردن برنامه های خود با وظایف متعدد هستیم، باید فضاهایی را در تقویم خود تعیین کنیم که در آن هیچ وظیفه و چالشی نداریم. مطالعات اخیر نشان داده اند که کمی وقت آزاد، فضایی برای هیچ کاری نکردن در روز، برای هر فرد، ضروری است. بی حوصلگی یک حالت تنظیمی است که فرد را در راستای پروژه های خود نگه می دارد. هم هشداری است مبنی بر اینکه ما کاری را که می خواهیم انجام نمی دهیم و هم یک فشار است که ما را تشویق می کند تا اهداف و پروژه ها را تغییر دهیم.

حداقل یک بار در ماه، یک روز آزاد را برای رهایی ذهن خود از همه ی کارهایتان تعیین کنید. به ذهن خود اجازه دهید تا در ایده ها، پروژه ها و راه حل های جدید سرگردان شود. به خودتان فضای خلاقیت بدهید. با این ترفند مدیریت زمان، فرصت پیدا می کنید تا برای خلاقیت و شکوفایی وقت بگذارید.

هشدار! این مطلب صرفا جنبه آموزشی دارد و برای استفاده از آن لازم است حتما با مشاور مربوطه یا پزشک متخصص مشورت کنید. اطلاعات بیشتر