مقاله کامل درباره آموزش گزارش نویسی

در موارد تحصیلی گاهی واژه های مقاله و گزارش با هم تداخل پیدا کرده یا به جای یکدیگر استفاده می شوند. اما در تجارت، محیط های علمی یا فنی و در محیط کار بیشتر به گزارش نیاز است. مقاله با بحث و استدلال سَر و کار دارد، در حالی که گزارش بر حقایق تمرکز می کند. اصولا گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف و مخاطبی خاص نوشته می شود، معمولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه هایی ارائه می دهد. گزارش با واقعیت ها سر و کار دارد، بنابراین باید شفاف و خوش ساخت باشد.

ملزومات ساختار و محتوای گزارش در هر سازمان یا هر بخشی متفاوت است و در زمینه ی تحصیلی نیز به درس و استاد بستگی دارد، پس بهتر است قبل از اینکه شروع به نوشتن کنید، ببینید آیا دستورالعمل خاصی وجود دارد یا نه؟

گزارش ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد

توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت ها

تکفارس آی آر

تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول شان شده باشد

ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق تان

بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی

توصیه ی شما در مورد اقدامات آتی

نتیجه گیری

www.takfars.ir

مسلما همه ی این موارد در هر گزارشی ضروری نیستند. اگر می خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا در بریتانیا خیلی از سازمان های دولتی دستورالعمل های از پیش تعیین شده ای برای نوشتن و ارائه ی گزارش به مقامات مافوق دارند که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد.

بخش بندی و شماره گذاری در گزارش نویسی

گزارش باید به گونه ای طراحی شده باشد که اطلاعات را با ساختار منظمی در اختیار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتی را که به دنبالش هستند به آسانی و به سرعت پیدا کنند. به این منظور گزارش باید به بخش ها و زیربخش های مرتبط تقسیم شود و فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره گذاری صفحات هم مهم است. در برنامه های واژه پرداز (مثل Microsoft Word) می توانید فهرست محتویات و سرتیترها را اضافه و صفحات را شماره گذاری کنید. همچنین این برنامه ها قابلیت این را دارند که وقتی گزارش تان را ویرایش و بخش هایی به آن اضافه یا کم می کنید به صورت خودکار به روز شوند.

گزارش نویسی

شروع: برنامه ریزی و آمادگی پیش از نوشتن

ساختار گزارش در هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات شما بسیار مهم است. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه ریزی کنید.

مرحله ی اول: دستور کارتان را بدانید

معمولا قبل از اینکه گزارش را بنویسید دستور کار شفافی از اینکه چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده می شود، دریافت می کنید. اول از همه دستور کارتان را خوب مطالعه کنید و دقیقا بدانید گزارش برای چه کسی نوشته می شود. اگر دانشجو هستید، مخاطب گزارش شما فقط استادتان نیست بلکه کسانی هستند که آن گزارش برای شان نوشته می شود. نکته ی بعدی دلیل نوشتن گزارش است و اینکه می خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد، آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه ای عمل کند.

مرحله ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید

در گزارش نویسی، هنگام برنامه ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد و این یعنی باید بیرحمانه، گزارش خود را ویرایش و هر نکته ی نامرتبط را از آن خارج کنید. همینطور که مطالعه و تحقیق می کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته بندی کنید. حواس تان باشد که مآخذ و منابعِ همه ی نکاتی که برمی دارید را بدانید مخصوصا در گزارش های تحصیلی. ممکن است ارجاع دادن در گزارشی که برای محل کارتان می نویسید زیاد اهمیتی نداشته باشد، ولی به هر حال مهم است که بتوانید ادعاهای خود را ثابت کنید، پس بهتر است بدانید اطلاعات تان را از چه منابعی به دست آورده اید.

تک فارس

ساختار گزارش

ملزوماتِ ساختار گزارش نیز مانند محتویات آن بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می نویسید، متفاوت هستند. بنابراین قبل از هر چیز، اگر دستورالعمل خاصی وجود دارد حتما آن را مطالعه کنید. با این حال باید ساختار معمولی ای که همیشه برای هر نوشته ای وجود دارد را رعایت کنید که شامل چکیده ی اجرایی، مقدمه، بدنه ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه گیری و پیشنهادات می شود.

چکیده

چکیده برای یک گزارش علمی، خلاصه ی کوتاهی از محتویات گزارش است. بهتر است نوشتن این قسمت را به آخر و زمانی که می دانید نکات کلیدی گزارش تان کدام هستند، موکول کنید. چکیده نباید بیشتر از نصف تا یک صفحه باشد. به خاطر داشته باشید که هدف اصلی چکیده این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش بیندازند.

مقدمه

مقدمه نشان می دهد که می خواهید چه بگویید و خلاصه ای از مشکلی که درباره اش بحث می کنید را مطرح می کند. همچنین باید اشاره ی کوتاهی هم به نتیجه گیری داشته باشد.

بدنه ی اصلی گزارش

بدنه ی اصلی گزارش باید به دقت و به گونه ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش هایی مرتبط با موضوع یا قسمت هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید. برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت هایی که مورد اختلاف هستند را به صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.

نتیجه گیری و پیشنهادات

نتیجه گیری نشان می دهد از اطلاعات چه برداشتی می شود، نتایج تجربی نیز در این قسمت جا می گیرند. نتیجه گیری می تواند شامل پیشنهادات هم باشد یا می توانید برای آنها یک بخش مجزا در نظر بگیرید.

T A K F A R S

پیشنهادات، توصیه های شما برای بهتر شدن موقعیت را نشان می دهند و باید دقیق و قابل اندازه گیری باشند. اگر پیشنهادات شما به موارد مالی مربوط می شوند، باید آنها را با هزینه های تخمینی مشخص کنید.

سبک نوشتن

در حین گزارش نویسی، هدف تان باید کاملا واضح باشد. از همه مهم تر اینکه گزارش باید به گونه ای نوشته شود که حتی برای فردی که در زمینه ی موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد هم قابل درک باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از اصطلاحات فنی و تخصصی اجتناب کنید. اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید تمامی واژه هایی را که استفاده می کنید، توضیح دهید. اگر احساس می کنید باید بیشتر از پنج کلمه را توضیح دهید، یعنی بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده اید و باید چند مورد از آنها را حذف و با کلمات ساده جایگزین کنید.

مخاطبان خود را مدنظر داشته باشید. اگر قرار است گزارش شما خطاب به فرد خاصی نوشته شود، دقت کنید آیا باید از شما استفاده کنید یا از سوم شخص مفرد، برای مثال: شاید جناب مدیرعامل مایل باشند این موضوع را مدنظر بگیرند…، یا جناب وزیر موافقت کرده اند که….